چه كنيم تا كارمان ماندگار شود!

خب، من مايلم يكبار ديگر به بررسي آن موفق‌ترين پروژه خودمان در سال 1381 بپردازيم. همانطور كه قبلا هم گفتم، در سالي كه گذشت ما بسيار اتفاقي در يك پروژه موظف شديم تا مديريت محتوايي پايگاه كارفرما را هم برعهده بگيريم. يعني در اين پروژه، كه ما براي سازمان حمل و نقل و پايانه‌هاي كشور اجرا كرديم، كارفرما ما را مجبور كرد كه پر كردن سايتش را هم برعهده بگيريم. البته در همان آغاز با هم توافق داشتيم كه توليدكننده اطلاعات همچنان سازمان است و ما قادر نيستيم كه در مورد كار تخصصي سازمان مطلب "تهيه" كنيم. ولي اولا مسئوليت به روز بودن اطلاعات برعهده ما گذاشته شد و همچنين اين وظيفه كه سازمان را زير و رو كنيم، منابع اطلاعاتي را بشناسيم، اطلاعات را از اين منابع تحويل بگيريم، يا گاهي حتي ازشون بيرون بكشيم (!!)، پردازش‌هاي لازم را روي شكل‌هاي مختلف اطلاعات انجام بدهيم و در نهايت آن را در سايت نصب كنيم. در همين مورد توافق هم كرديم كه تا حد امكان بتوانيم از امكانات اجرايي درون سازمان هم استفاده كنيم. مثلا اگر تايپيست نياز داشتيم در اختيارمان قرار بدهند.
پذيرفتن مسئوليت انجام اين تجربه در ابتدا شايد براساس يك اعتماد متقابل صورت گرفت. يعني از همان ابتدا هم من از نظر فلسفي با اين موضوع مشكل داشتم و فكر مي‌كنم اين كار مسئوليت خود سازمان است و ممكن است كه من پيمانكار اين كار را خيلي بهتر انجام بدهم، ولي اصولا اين كار درست نيست. چون من فكر مي‌كنم موقعي كارم را درست انجام داده‌ام، يا در حقيقت موقعي سازمان كارش را درست انجام داده كه با تغيير مديريت‌ها كاركرد اين ابزار و روش‌هايي كه براي آن در نظر گرفته شده عوض نشود يا اهميتش كم و زياد نشود. سازمان بايد اين ابزار را يكي از اندام‌هاي خودش بشناسد. ترس من از اين است كه نكند با برعهده گرفتن اين مهم توسط من پيمانكار اين موضوع به خطر بيافتد. يعني امكان عادت كردن سازمان به اين مساله و امكان ملكه شدن و جا افتادن اين روش‌ها در درون سازمان را ضعيف كند و بعد با عوض شدن پيمانكار يا مديريت مسئول در سازمان دوباره همه چيز بايد از صفر شروع بشود.
با اين همه نتايج حاصل از اين پروژه، سرعت انجامش و تاثيري كه محتواي فراهم شده بر روي مجموعه كار گذاشت با وجود همه اين ترديدها تجربه مطبوعي بود و تصور مي‌كنم اين سايت را به يكي از سايت‌هاي نمونه بين ديگر سايت‌هاي سازمان‌هاي دولتي ما تبديل كرد. بنابراين الان ما به اين فكر افتاده‌ايم كه اين تجربه را تكرار كنيم و از اين به بعد به ديگر مشتريان‌مان هم ارائه خدمات مشابهي را پيشنهاد كنيم. براي همين هم هست كه فكر مي‌كنم بايد تكليف اين ترديد را زودتر روشن كنيم. اينكه آيا اتخاذ چنين روشي اصولا به نفع سازمان‌ها هست؟ و برعهده گرفتن اين مسئوليت باعث تنبل شدن سازمان و جلوگيري از شكل‌گيري آن نقشي كه ما اميدواريم بالاخره اين ابزار در سازمان ايفا كند نخواهد شد؟

رضوي: تصور مي‌كنم پاسخ به اين سوال بسته به مورد فرق مي‌كند. مخصوصا در مواردي كه اطلاعات كم و تغييرات آن به ندرت است احتمالا ترجيح اين است كه شما يكباره اين كار را انجام دهيد. اما در سازمان‌هايي كه حجم اطلاعات زياد و دوره بروزرساني آن كوتاه است اگر خود سازمان آمادگي اين را داشته باشد كه امر بروزرساني را برعهده بگيرد، بهتر است اين مهم برعهده خود سازمان گذاشته شود. كه البته در اغلب مواقع اين آمادگي و تجربه در سازمان‌ها وجود ندارد! به همين دليل هم اين مدل شما مدل مناسبي به نظر مي‌رسد به شرط اين كه از ابتدا همه واقف باشند كه در يك دوره زماني مشخص راهبري، افراد سازمان هم بايد درگير و آموزش داده شوند و به تدريج نقش شما در اين زمينه كم‌رنگ و كار به خود سازمان منتقل شود. وگرنه شما تا ابد بايد در آن سازمان بمانيد و اين كار را انجام بدهيد. كه به نظر نمي‌رسد با توجه به واقعيت‌هاي موجود در سازمان‌ها عملي باشد.

در مورد مساله انتقال، باز هم برمي‌گرديم به لزوم فرهنگ‌سازي. يعني حالا كه درگير كار راهبري محتوايي شده‌ايم متوجه مي‌شويم كه حلقه‌هاي ديگري هم در اين ميان مفقود است. اينكه اصلا چگونه استفاده از اين ابزار و اطلاعات را در خود سازمان فراگير كنيم و اهميت و نقشش را از حد يك ويترين بيروني به يك دست‌افزار سازمان تبديل كنيم.

رضوي: براي مراجعه و استفاده، يا كنجكاوي و علاقه شخصي لازم است يا نياز سازماني. روي كنجكاوي و علاقه شخصي افراد زياد نمي‌توان تكيه كرد. اكثريت سازمان زماني به صرافت استفاده از اين ابزار مي‌افتند كه لازم داشته باشند. بنابراين اين برمي‌گردد به عزم مديريت، كه اگر مي‌خواهد سايت را در سازمانش جا بياندازد بايد يواش يواش نقش اين مجموعه را از حالت اطلاع‌رساني صرف به وضعيتي ارتقا بدهد كه خدماتي هم از اين طريق ارائه شود و بعد حتي كم كم آن خدمات منحصرا از طريق اين ابزار ارائه شود. مثلا كارمند سازمان ببيند كه اگر مي‌خواهد مرخصي بگيرد ناچار است بيايد و توي سايت درخواستش را وارد كند. به اين ترتيب باب مراجعه به اين مجموعه باز مي‌شود و اعضا سازمان به مرور عادت مي‌كنند تا از اين امكانات استفاده كنند.

مساله ما هم الان اين است كه اين راه‌حل‌ها را پيدا كنيم و در سازمان پياده‌شان كنيم. مشكل اين نيست كه سازمان يكي، دو اپراتور اختصاص بدهد تا كار بروزرساني را ياد بگيرند و انجام دهند. مساله اين است كه چطور به آن مرحله‌اي كه شما تصوير كرديد برسيم كه اگر روزي آن اپراتورها و حتي ما پيمانكاران مزدبگير كوتاهي كرديم خود سازمان مانع كندي يا ايستادن اين چرخ بشود چون حالا ديگر وجود اين ابزار برايش حياتي است و ديگر نمي‌تواند بدون آن امورش را بگذراند. بنابراين به نظر مي‌رسد كه وارد شدن به وادي راهبري محتوايي آغاز راه است. ما در حال حاضر يك سايت داريم كه قبراق و سر پا است. اطلاعات هم در آن وارد مي‌شود و بروز است. اما همچنان مي‌بينيم كه مباحث ديگري هم براي رسيدن به آن هدف اصلي وجود دارد كه تا به حال ديده نمي‌شده و يا به آن توجه نمي‌شده است. مثل همين بحث جذب مخاطب.