طعم خوش موفقيت و زمزمه‌هاي مداوم ترديد!

در سالي كه گذشت ما يكي از موفق‌ترين تجربيات‌مان را در زمينه كاري انجام داديم. جالب اينكه هم در ابتدا كار و هم در مقطع فعلي كه با هم صحبت مي‌كنيم بعد از گذشت 11 ماه از آغاز پروژه، من هنوز هم در درست بودن حركتي كه انجام شد ترديد دارم!! ماجرا اين بود كه يكي از كارفرمايان ما كل ماجراي راهبري محتوايي سايتش را به ما پيمان داد . در حقيقت اينكار را به طور كامل به بيرون از سازمان سپرد. اتفاقي كه افتاد اين بود كه آن بخش از كار كه براي بخش‌هاي مختلف سازمان معمولا "دردسر اضافي" محسوب مي‌شود را ما برعهده گرفتيم. اتفاقا در اين نمونه ما به هنگام برپاسازي و پياده‌سازي هم با يكنفر طرف بوديم و بعد از آن هم چون باز مسئول بروزرساني بوده و هستيم ديگر از لحاظ هماهنگي‌هاي احتمالي ظرف و محتوا هم خيلي مشكلي نداريم. تا آنجا كه توانش را داشته باشيم و به كيفيت كار لطمه نخورد محتوا را به ظرف‌هاي آماده شده "مي‌خورانيم". آنجا هم كه لازم باشد تغييري در ظرف‌ها بدهيم تا نيازهاي جديد (يا ديده نشده‌اي) را برطرف كنند در قالب وظيفه‌اي كه داريم كار را انجام مي‌دهيم. به همين خاطر به نظر مي‌رسد تركيب اين موارد، در اين نمونه به زعم ما استثنايي، به نتيجه‌اي بسيار هيجان‌انگيز و خارق‌العاده منجر شده كه همانطور كه گفتم به نظرم در طول تجربه چهار ساله ما در اين رشته بي‌نظير بوده است. يك نكته منفي اما در اين مدل و الگو وجود دارد كه من را به شك مي‌اندازد و تا حدودي اطمينانم را نسبت به اين روش مورد ترديد قرار مي‌دهد. اين تلقي كه در آن سازمان بوجود آمده و من اسمش را گذاشته‌ام پديده "سايت‌تون"! يعني اين تصور در سازمان بوجود آمده كه اين سايت/ابزار متعلق به ما است. در صورتي كه اينطور نيست و سايت نه سايت من پيمانكار است و نه سايت دفتر فن‌آوري سازمان كه در اين مورد ناظر بر كار ما بوده. سايت، سايت كل سازمان است و همه بايد در قبالش احساس مسئوليت كنند و براي بهبودش فكر كنند و ايده بدهند. حتي به نظر من همه بايد در سازمان سايت را ابزار اطلاع‌رساني خودشان بدانند و بنابراين اين جاه‌طلبي را داشته باشند كه از امكانات اين ابزار براي منافع واحد و بخش خودشون بهره‌برداري كنند. و اين به نظر من يكي از تاثيرات منفي اين الگو و مدل است. بگذريم كه شايد اگر ما اين الگوي اجرايي را هم پيش نمي‌گرفتيم ماجرا خيلي تفاوتي نمي‌كرد و احتمالا علت اصلي اين تلقي غلط همان نبود فرهنگ مرتبط با اين ابزار باشد. بيشتر كه به اين موضوع فكر مي‌كنم مي‌بينم كه حتي در سازمان‌هاي ديگر هم كه شيوه ورود و حضور ما در آنها متفاوت بوده، بخشي از سردي اعضا سازمان و كندي حاصل از آن از اين مساله ناشي مي‌شود كه اين مجموعه را ابزار خودشان نمي‌دانند. در صورتي كه در سازمان "استثنايي" ما دو بخش دفتر فن‌آوري و روابط عمومي اهميت اين ابزار را به عنوان يك ابزار نمايش فعاليت‌ها و ارائه عملكرد خودشان درك كرده‌اند و تلاش مي‌كنند از محاسن آن استفاده كنند. چه بسا علاوه بر مدل فعاليت ما، اين شيوه برخورد اين دو بخش خاص هم در نتيجه مثبت فعاليت ما در اين سازمان موثر بوده و اينجاست كه آدم فكر مي‌كند اگر به جاي دو بخش، كليه بخش‌هاي سازمان با اين موضوع درگير شوند چه نتيجه خارق‌العاده‌اي حاصل خواهد شد. درباره تجربه مشتركي كه توي داده‌پردازي داشتيم هم من گاهي فكر مي‌كنم كه آيا اگر نقش مشابهي را آنجا برعهده مي‌گرفتيم و انجام مي‌داديم آيا نتيجه كار بهتر از اين كه هست نمي‌شد. الان به اين نتيجه رسيده‌ايم كه اصلا ديگر قراردادي كه وظيفه پر كردن محتوا، حداقل تا مقطع تحويل نهايي كار را برعهده ما نگذارند، نپذيريم. چون مي‌دانيم كه وقتي ظرف را به تنهايي آماده مي‌كنيم و تحويل مي‌دهيم، اگر همه مفاد قرارداد هم تمام و كمال رعايت شده باشد باز از نظر كارفرما سايتي وجود ندارد و به خواسته‌اش نرسيده است.

رضوي: در رابطه با آن ايراد كه اعضاي سازمان پس از خاتمه كار و بر پا شدن سايت از آن استفاده نمي‌كنند و آن را مال خود نمي‌دانند، فكر مي‌كنم بخشي از اين ماجرا باز مي‌گردد به مرحله مطالعه و شناخت اوليه. به اين معني كه اگر در آن مرحله تحليل خوبي از نيازها صورت گرفته باشد و بعد هم به تاييد افراد مسئول داخل سازمان برسد پس از پايان كار هم احتمالا بخش‌ها و افراد مسئوليت بيشتري را در اين مورد پذيرا خواهند بود. حالا من نمي‌دانم درباره اين پروژه شما ابتدا اين كار را انجام داديد يا نه.

بله. جالبه كه از اين نظر هم اين پروژه يك استثنا بود. يعني كارفرما اجازه داد تا در ابتداي كار ما به درون سازمانش برويم و تقريبا با همه مديران ارشد سازمان درباره كاري كه قرار بود شروع كنيم مصاحبه انجام بدهيم. چند ماهي هم اين ماجرا به طول انجاميد كه در طول آن هم ما پاي ريسك مالي قضيه ايستاديم و هم كارفرما در مقابل فشارهاي مديريت بالاتر خود كه خواستار تسريع كار بود مقاومت كرد. در مصاحبه‌هايي كه انجام شد هم تلاش كرديم مبناي كار را سايت موجود آن زمان سازمان قرار دهيم. تجربه‌اي در اين زمينه قبلا انجام شده بود و به نظر من در نوع خودش هم موفق و هم ارزشمند بود. بنابراين ما مبناي كار را اين قرار داديم كه نظرات را درباره سيستم موجود و كمبودها و نيازهاي بيشتري كه در اين زمينه احساس مي‌كنند جمع‌آوري كنيم. همين جا بايد اشاره كنم كه دوباره يكي از مشكلات ما در اين مقطع اين بود كه مصاحبه‌شوندگان از دانش و تسلط لازم به كامپيوتر برخوردار نبودند و بنابراين بازخورد مستقيمي در مورد موضوع اغلب دريافت نمي‌كرديم. بنابراين خيلي از مواقع سعي مي‌كرديم مصاحبه‌ها را بياندازيم توي اين مسير كه درباره كار و فعاليت بخش و قسمت خودشان صحبت كنند تا ما بتوانيم از لابلاي اين توضيحات كاربردهايي را بيرون بكشيم و همانجا پيشنهاد كنيم كه "پس فلان كار را هم مي‌شود انجام داد؟" حاصل كار را هم مستند كرديم و در قالبي مشابه آنچه كه در داده‌پردازي هم تهيه كرده بوديم بهشان ارائه كرديم.

رضوي: و تعريف مساله بر مبناي نظرات و تاييد كارفرما از اين مطالعات مشخص شد؟

بله. البته روي نتيجه كار ما ديگر به آن صورت كند و كاوي صورت نگرفت و شايد بتوان گفت كه اينجا هم كار بر پايه اعتمادي كه به ما وجود داشت شروع شد.